Как избежать проблем при переезде в другой офис

В условиях экономического кризиса переезды компании становятся неизбежными, поэтому большинство фирм стараются осуществить его своими силами. Ниже представлен список правил по организации, которые предложили профессиональные перевозчики.

1. Сообщите сотрудникам о переезде, в том числе планируемую дату, адрес будущего места работы и конкретные действия каждого члена коллектива. Информируйте коллег о плане посадки на новом месте. Тем, кто захотел самостоятельно запаковать вещи, за день до переезда предоставьте материалы для упаковки.

2. Пропишите план с четкими временными рамками и старайтесь руководствоваться им. Укажите тайминг упаковки, погрузочных и загрузочных работ, распаковки, подключение оргтехники и сборки мебели. Такой план помогает руководить процессом переезда и на ранних этапах устранять возникающие трудности.

3. Далее пропишите план ситуаций. В нем надо отметить расположение мебели, а также разделить новый офис на отдельные зоны, а их в свою очередь на квадраты, если рабочая площадь будет довольно большой. Не стоит забывать, что для комфорта человека необходим как минимум дополнительный 1 метр, чтобы было удобно выходить из-за стола. Разрабатывайте план, учитывая положение розеток в комнате.

4. Маркировка офисного имущества. Придумайте общую для всех маркировочную систему, которая поможет избежать путаницы. Она может выглядеть так: фамилия, имя, отчество, отдел, этаж или зона, конкретный квадрат или номер рабочего места. Следует маркировать и вещи общего пользования: кулеры, принтеры, вешалки, чтобы при переезде они не потерялись.

5. Контролируйте процесс. Специалисты рекомендуют назначить двух ответственных, один из которых останется на старом рабочем месте, а второй будет встречать на новом. Довольно часто во время переезда возникают спорные ситуации: арендодатель против того, чтобы грузчики использовали лифт или сотрудники ЧОП отказываются пропускать машины на территорию. Оперативно разобраться с такими проблемами сможет лично координатор. Позаботьтесь о том, чтобы между сотрудниками была коммуникационная связь.

6. Установите приоритетные задачи по прибытию в новый офис. Во-первых, решите, какие предметы должны быть доставлены в первую очередь, а какие могут подождать. Затем координируйте работу уже на месте.

7. Не торопитесь заниматься уборкой. Сотрудники мувинговых компаний утверждают, что нет смысла наводить чистоту в первый же день переезда. Обычно полная распаковка и расстановка мебели заканчивается только на второй день после прибытия на новое место.